Cuando una edición cumple la fecha de paso a Confirmación, el Asesor de Formación del CEFIRE debe hacer la selección de participantes y pasar el curso al estado de Confirmación. Veamos el procedimiento.
Primero vamos a la ficha de "Mantenimiento" de la edición y seleccionamos el "extintor".
En el menú que nos sale seleccionamos "Gestión Solicitud de Participantes".
Definir baremo
En primer lugar vamos a "Definir baremo", es decir, asignar una puntuación a cada participante para poder ordenar quien tiene prioridad en la realización de la edición.
En la pantalla que nos sale vamos nuevamente al "extintor" en la parte superior central y seleccionamos "Definir baremo"
Aquí podremos dar puntos a cada situación que harán que se reorganice la lista. Supongamos que este curso sea de "Administraciones públicas" y, por tanto, solo pueden participar funcionarios. Pondremos 10 puntos a los FC (Funcionarios de Carrera), FP (Funcionarios en prácticas) y FI (Funcionarios Interinos).
Las distintas secciones de este apartado y el significado de cada valor los comentaremos en otra entrada.
Cuando ya tengamos aplicado los valores deseados en todos los "Aspectos a baremar" presionaremos el botón "Aplicar baremo". Tras un tiempo nos saldrá un cuadro informativo diciendo que se ha aplicado. Podemos cerrar el cuadro y en la ventana anterior presionar "Cancelar". Volveremos a la pantalla de "Gestión Solicitud de Participantes" y veremos como cada participante tiene un valor en la columna "Baremo" en función del baremo aplicado.
Si quisiéramos aplicar puntos adicionales a algún participante concreto lo haríamos en la columna "Prio Edic." Los puntos que pusiéramos aquí se sumarían a la baremación automática y se reflejarían en "Baremo" tras refrescar.
Ordenar la lista
Una vez aplicado el baremo llega el momento de ordenar la lista. Para ello vamos al botón de ordenar.
Nos saldrá el siguiente cuadro de diálogo. Las opciones que aparecen son las habituales. En primer lugar ordenamos por baremo en orden descendente (el cuadro de selección de "Ascendente" está desactivado) para que nos ponga primero los que más puntos de baremo tienen. Y a continuación por "F.registro" en orden Ascendente, es decir, el que primero se apuntó irá antes. La última opción no tiene utilidad.
Damos a "Aceptar" y ya tendremos a los participantes ordenados. Si no viéramos cambios podemos refrescar con el botón de "Refrescar"
Marcar participantes.
Ahora hay que marcar el número de participantes que seleccionaremos para esta edición. El el cuadro junto al botón "Marcar Participantes" ponemos el número de plazas asignadas para esta edición y a continuación apretamos "Marcar Participantes".
Veremos como aparece una marca junto a cada uno de los 30 primeros participantes de la lista. Ahora le daremos al botón "Aplicar". Será en este momento cuando los participantes marcados pasarán el estado "Inicial" a "Seleccionado". El resto quedarán como "Inicial".
OJO: cada vez que demos al botón "Aplicar" los participantes seleccionados cambiarán de estado. Si ya estaban "Seleccionado" volverán a "Inicial". Así que hemos de tener precaución de no "Aplicar" más de una vez. Recordad que si no vemos cambios hemos de usar el botón "Refrescar" par verlos.
Exportar lista
Antes de abandonar la ventana "Gestión Solicitud de Participantes" puede ser interesante hacer una última cosa: exportar una hoja de cálculo con todos los participantes. Nos puede ser útil, por ejemplo, para obtener todos los correos electrónicos de los participantes e informarles de que la acción ha pasado a confirmación.
Para ello usaremos el desplegable siguiente seleccionando "Exportar Excel".
Ahora ya podemos cerrar la ventana "Gestión Solicitud de Participantes" y volver a la ficha principal de la edición.
Pasar a estado "Confirmación"
Nos queda, por último, pasar la edición a estado "Confirmación" para que los participantes lo vean en la web y puedan ir confirmando.
Vamos al "extintor" → Estados y Cert. → Pasar a estado de confirmación.
Ahora podemos comprobar en la web que ya aparecen las listas para confirmar.
Enviar correo informativo a los participantes.
No está mal, una vez se ha pasado al estado de confirmación, enviar un correo a todos los participantes (seleccionados y no seleccionados) informándoles de que pueden confirmar y pasarles la URL para que accedan de forma rápida.
Vamos a la página web del CEFIRE y seleccionamos cursos en "Confirmación". En nuestro curso, hacemos click con el botón derecho del ratón sobre la palabra "Confirmación" y seleccionamos "Guardar enlace como..."
Podemos comprobar que el enlace es el correcto pegándolo en la barra de direcciones de cualquier navegador y comprobando que nos lleva a la página de confirmación. La URL será parecida a esta, aunque cambiará el número del final:
cefire.edu.gva.es/sfp/index.php?seccion=inscripciones/confirmar&id=6647772
Para pasársela a los compañeros deberemos añadir al final "&usuario=formacion". La URL quedará así:
http://cefire.edu.gva.es/sfp/index.php?seccion=inscripciones/confirmar&id=6647772&usuario=formacion
Espero que esta información sea útil a quien la necesite. Si encontráis cualquier error o mejora podéis dejar un comentario y lo cambiaré. Y si os es útil también podéis dejar un comentario 😉
