Gesform - Pasar edición a listas definitivas

En la entrada anterior expliqué cómo pasar una edición a estado de confirmación para que los que se hubieran apuntado pudieran confirmar. Ahora se ha cumplido la fecha de fin de confirmación y hemos de sacar las listas definitivas de participantes.

Si entramos en la página web veremos que pone lo siguiente:

Tened en cuenta que al decir "El listado está siendo generado" es algo que dice a los docentes que se han apuntado. Nosotros, los asesores, somos los que lo hemos de generar. Así que vamos a Gesform y veremos la edición en estado "Listas def."

Seleccionamos la edición con doble click y se abre la ficha de la edición. Selecionamos el "extintor" y en el menú desplegable "Gestión de Solicitud de Participantes".

Se abre la ventana de "Gestión Solicitud de Participantes". Le damos al botón "Ordenar".

Ordenamos según la imagen siguiente.

Comprobaremos las columnas "Desc. Estado" donde primero estarán los "Confirmado", después "Baremo" donde estarán primero los participantes con mayor puntuación y finalmente "F.registro" donde estarán ordenados por fecha de inscripción (no se ve en la imagen). Esta es la ordenación que en el momento de escribir estas líneas sale por defecto.

Ahora surge un problema si el número de plazas es mayor que el número de personas en estado Confirmado y Confirmado provisional. Gesform convertirá en participantes a personas en estado Seleccionado e Inicial hasta llenar las plazas. Pero no queremos esto. Así que antes de generar participantes aplicaremos un filtro para que solo tenga en cuenta los Confirmado  y Confirmado provisional.

Comprobado esto pulsaremos el botón "Generar participantes"

Nos informará que se han generado.

Ahora comprobaremos en la página web que las listas están bien generadas.

 

En Gesform podemos comprobar que los participantes que realizarán la edición aparecen con un icono verde en la columan "Est". Es un buen momento ahora para exportar a una hoja de cálculo los participantes para obtener sus e-mails y enviarles un recordatorio.

En la hoja de cálculo que se nos abre buscaremos la columna "spar_estado". Los que tengan una A serán los que realizarán la acció. Podemos, por tanto, filtrar por esa columna para seleccionar los participantes que nos interesan.

Si el curso tiene un Moodle este es el momento de importar los participantes al curso.